Pe 23 iunie 2022, s-a încheiat cu succes o nouă ediție a „Iași HR Vibes”, la care au fost prezenți peste 150 de participanți și speakeri, atât la Palas Congress Hall, cât și virtual, pe platforma MyConnector. În cadrul acestei conferințe, cei 20 de speakeri invitați au discutat despre viteza de reacție a departamentului de HR în situații de criză, acordând o atenție aparte strategiilor prin care specialiștii din domeniu au reușit să răspundă tuturor provocărilor aduse de pandemie, astfel încât organizația să fie pregătită să depășească cu succes orice provocare.

Vă invităm să descoperiți punctele cheie ale evenimentului, ce a inclus două sesiuni de prezentări și un panel despre viitorul departamentului de resurse umane. Cei care nu au ajuns la eveniment pot solicita înregistrarea conferinței pe site-ul BusinessMark, în secțiunea On Demand.

Prima sesiune a fost deschisă de Ovidiu Bîrsă, Director Comercial, Edenred, care a prezentat contextul ce definește piața de resurse umane în acest moment: „«Marea demisioneală» a pornit anul trecut în SUA, dar globalizarea a dus și la mutarea trendurilor rapid în mai multe colțurile lumii. Astfel acest fenoment s-a simțit și în România. Vorbim de două mari zone: a atrage talente noi și a le reține. De asemenea, ne uităm la ce a însemnat adaptarea la contextul Covid. Am reușit să ajungem în 2022 cu acele doleanțe ale angajaților îndeplinite. Mă refer la telemuncă, de exemplu. Iată că azi se întâmplă. Importanța muncii a fost un alt trend - cât de relevant te simți la job. Cele mai importante două subiecte ce ard în această perioadă: inflația ce aduce presiune pe costuri.”

„Experiența angajatului (employee experience) este suma tuturor momentelor care contează între un angajat și un angajator. Studiile arată că există o corelație pozitivă între experiența angajaților și engagementul angajaților, precum și productivitatea și performanța sustenabilă a businessului”, a menționat Oana Ciobanu, Director & Partener, ELEVATHOR.

Se pare chiar că, în general, companiile care investesc în experiența angajaților sunt de până la 4x mai profitabile decât cele care nu o fac. Totuși, a crea experiențe pozitive și relevante pentru angajați nu este foarte simplu. Oana Ciobanu a făcut referire la necesitatea unui design al experienței angajaților care ar trebui să aibă în vedere mai multe puncte-cheie cum ar fi: procesul de recrutare, etapa de onboarding, interacțiunile și relațiile cu managerul direct și cu echipa, sistemul de evaluare și recompensare a performanței, sistemul de beneficii etc.

Printre trendurile post-covid, care caracterizează măsurile de optimizare a experienței angajaților, Oana a enumerat: flexibilitatea și echitatea (de la work from home la asigurarea diversității și incluziunii), asigurarea resurselor și a utilizării lor inteligente (implementare AI, Machine Learning, canale diverse de comunicare online), sănătate și stare de bine (sănătate mentală, programe de wellness), sentimentul de păsare arătat față de angajați și munca asincronă (async work).

Oana Ciobanu a încheiat menționând că succesul companiilor ține de cum reușesc acestea să includă strategia de employee experience în strategia de business și că, potrivit studiilor, în prezent doar 1 din 10 companii au cu adevărat o strategie transformatoare performantă privind experiența angajaților.

În continuare, George Dragne, Business Growth Manager, SanoPass, a vorbit despre soluția care încurajează angajații români să recurgă la medicina de prevenție. „Sunt 30-40 de aplicații instalate pe telefoanele noastre în acest moment, conform studiilor. SanoPass își dorește să fie aplicația din telefon pentru sănătatea noastră.
În rețeaua SanoPass sunt aproximativ 10 000 de medici. Cu toții știm că atunci când a venit pandemia, am stat acasă o perioadă de câteva săptămâni dificile. Am stat acasă pentru a diminua presiunea pusă pe sistemul medical. SanoPass sprijină sistemul medical degrevându-l prin serviciile de telemedicină. Acest lucru este gratuit. Roboțelul nostru nu dă greș, îți spune cu probabilitate de peste 95% ce ai putea avea și te ghidează către medicul specialist potrivit. Undeva la 60% din cazurile medicale se pot rezolva prin telemedicină.”

Daniela Pipaș, Head of HR, BRINEL; Co-Fondator, Institutul pentru dezvoltare umană și organizațională în România, a vorbit despre importanța cultivării empatiei în interiorul organizației. „Există un spațiu de dialog empatic. Ce înseamnă asta? Atunci când nu am niciun interes. Este foarte greu de construit un astfel de spațiu în organizație. În astfel de spațiu construim leadership pe verticală. Omul se naște cu câtvea calități de bază, sunt foarte atașate de personalitatea lui. Apoi sunt competențele pe care omul le dobândește. Atunci când avem o calitate de bază pe care o manifestăm în exces, devine o capcană. Atunci trebuie echilibrat.

Noi la birou suntem conectați foarte tare cu ce avem de făcut. Omul nu este doar acțiune, avem și un univers de sentimente. Dacă 8 ore fac la birou lucruri în care nu cred, în timp îmi pierd motivația. Există niște desincronizări. Trebuie să găsim un spațiu de aliniere la locul de muncă, altfel rămânem în zona de conflict.”

De la Anca Puca, Sales Manager, Smartree, am aflat care sunt trendurile pe care pandemia le-a adus la nivel de departament de HR: „Ultimii doi ani ne-au provocat foarte mult, am învățat să luăm decizii rapid și am văzut că se poate lucra eficient și din afara biroului. Care sunt trendurile pe care pandemia le-a adus în viețile noastre, ca oameni sau ca angajați?

Primul trend este acela de hyperautomatizare. Dacă într-o companie există un flux ce poate fi automatizat, este doar o chestiune de timp până când va fi automatizat. Acest trend are mare aplicabilitate în departamentele de HR, în zona de calcul salarial și administrare de personal.

Al doilea trend, operațiuni de oriunde, face referirea la faptul că putem avea angajați de oriunde și cu livrare rapidă a proceselor de business. Business owner-ii ar trebui să își creeze un ecosistem propriu astfel încât majoritatea proceselor să poată fi livrate în mediu digital, dar cu o valoarea tradițională a proceselor.
Când discutăm de flexibilitate si autonomie, cred că toți oamenii de HR au fost conștienți că dacă vor retenție trebuie să ofere o formă de flexibilitate și autonomie. Munca în regim hibrid a devenit o normalitate pentru mulți dintre noi.”

Marius Ciurariu, Director Resurse Umane, Provident Financial România, ne-a dezvăluit la Iași HR VIBES cum a reușit să digitalizeze și eficientizeze anumite procese în departamentul de resurse umane: „RPA poate face aceleași lucruri pe care le face și un om, doar că mai repede și fără greșeală. Am făcut primul robot, ARYA, pe zona de onboarding. Face angajare, face exit.

Când am vrut să fac un RPA, mi-am dat seama că nu prea merge întrebându-i pe oameni dacă vor un robot. În momentul în care împingi un om să facă ceva, ce face omul? Rezistă. Am adus oameni din afara departamentelor să facă o hartă a proceselor. Procesele trebuie să fie repetitive, să nu se schimbe. Dacă sunt procese care se schimbă săptămânal este mult mai dificil.

În prima etapă, oamenii s-au speriat - ce o să mai facem noi? Dar asta este ideea, să aducem oamenii în zona creativă, nu să îi înlocuim. Am nevoie să câștig timp din lucrurile care nu aduc valoare și să îmi duc oamenii unde contează.”

Prima sesiune de prezentări a fost încheiată de Petru-Iulian Mureșan, Antreprenor, Consultia – platforma SSM.ro, care a vorbit despre noutățile legislative privind securitatea în muncă.

„Astăzi putem vorbi în termeni de digitalizare prin legea 208. Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice. Toate documentele ce țin de angajați se pot semna electronic. Trebuie să folosim același tip de semnătură pe un document. Organele de control competente au obligația de a accepta toate documentele ce țin de relația angajat - angajator, în format electronic. Din punct de vedere legal, toate acestea trebuie acceptate electronic.

Referitor la sănătate și securitate în muncă, ni se permite să avem documente atât în format electronic, cât și fizic. Pe lângă faptul că validează, semnătura electronică aduce și beneficiul că un document nu mai poate fi modificat după ce a fost aplicată semnătura electronică.

Legea ne cere, bineînțeles, și arhivare electronică. Toate documentele electronice, ca și cele pe hârtie, trebuie arhivate, păstrate pentru a le avea peste ani. Acum că legea ne permite, vă sfătuiesc să renunțați la hârtii, să lucrați electronic.”

Cea de-a doua sesiune de prezentări a debutat cu un invitat special, Andre De Wit, Dean, Leadership Academy Amsterdam, care a vorbit despre competențele pe care trebuie să le aibă liderii pentru a gestiona echipele remote.

„Avem o datorie dificilă să păstrăm oamenii. Majoritatea oamenilor pleacă din cauza șefilor săi. S-au schimbat liderii în contextul remote? Ai nevoie să vorbești mai des cu liderii în lucrul remote. Unii dintre angajați s-ar putea să nu aibă contextul perfect de lucru de acasă. Nu este perfect pentru toată lumea și trebuie să ai asta în vedere, ca lider. Leadership-ul trebuie să evolueze odată cu contextul actual. Nu poți chema oamenii în mod obligatoriu la birou, pentru că vor pleca.

Care sunt provocările pe care noi le-am remarcat? De exemplu, să tratezi toți colegii la fel - și pe cei prezenți la birou, și pe cei ce lucrează de acasă. Apoi, să nu faci micromanagement, pentru că nu mai funcționează. Trebuie să asculți și să adresezi întrebări mai bune, să folosești tehnologia pentru o mai bună comunicare și colaborare. Pentru unii lideri, poate fi o provocare. Totodată, trebuie să cultivi o relație puternică, să construiești o cultură organizațională pozitivă; trebuie să discutăm despre cum ne comportăm. Să evaluezi performanța este, de asemenea, dificil acum; să setezi obiective SMART devine obligatoriu.”

În continuare, Sergiu Ursan, HR Director și Psiholog organizațional, Cramele Cotnari, a vorbit despre bunăstarea psihică a angajaților la locul de muncă și modul în care poate contribui organizația.

„Mental health vine la pachet cu siguranța psihologică la locul de muncă. Siguranța ajută individul, echipa și organizația. Pentru a dezvolta o organizație, trebuie să dezvoltăm omul. Mental health mai înseamnă și cultivarea aprecierii, încurajarea eșecului, cultivarea încurajărilor, echilibru viață personală - viață profesională.”
Totodată, el a enumerat efectele sănătății mintale la locul de muncă:
• Angajați mai performanți cu aprox. 240%;
• Creșterea loialității față de companie;
• Stimularea creativității și a brainstormingului la nivel de echipă;
• Nivelul de implicare al angajaților se dublează;
• Cultivarea unei culturi bazate pe feedback constructiv & comunicare eficientă.

Adrian Dinu, CEO, CREASOFT, a prezentat la Iași HR Vibes soluția digitală ce facilitează activitatea de pontaj la nivelul departamentelor de resurse umane.
„Cât de complicat este să implementăm soluția de pontaj? Există posibilitatea de a avea dispozitive de sistem acces sau de a avea dispozitiv portabil. Acesta are un SIM cip în interior, nu trebuie să faci nicio setare, datele ajung la server. Există discuții referitoare la partea de amprentă. Ea este utilă pentru a elimina cardurile. Dar legislația din România și cea europeană interzic total să stochezi date biometrice. Cum am rezolvat? Senzorul transformă instant amprenta într-o semnătură digitală și aceasta este utilizată.

Pentru cei ce se deplasează, există posibilitatea pontajului cu telefonul mobil. Pentru cei de acasă, există și varianta unei aplicații care se instalează pe desktop. O persoană se poate ponta prin toate metodele într-o zi, timpii se cumulează. Datele ajung într-un server în cloud, atfel încât vă puteți conecta de pe orice device.”
Oamenii au nevoie de flexibilitate, au nevoie să se simtă bine la locul de muncă, a subliniat Daliana Olah, Recruitment Lead & Coach, Evozon. „Fie că suntem oameni de HR, manageri, cu toții avem o responsabilitate să creăm un mediu safe, un spațiu de siguranță psihologică. Am văzut o transformare mare a business-ului în ultimii ani. Este o nevoie tot mai mare de a colabora. Ca beneficii ale siguranței psihologice la locul de muncă: performanța și angajamentul sunt mai mari, comunicarea e îmbunătățită, învățarea se face în echipă, se identifică probleme și oportunități de îmbunătățire, rezolvarea este creativă.

Noi, în organizație, am avut nivele, precum: flexibilitate, feedback, structură plată, învățare de la oameni pentru oameni, evenimente sociale.

La nivel de echipe, împărtășim eșecurile și ce am învățat din asta. Aș pomeni despre aprecierea colegilor și nu mă refer neapărat de către companie. Creăm un context de apreciere a colegilor de către colegi. Aș mai spune sesiuni de training custom pentru echipe. Important este și ca liderii să creeze spațiu pentru idei și ownership.”

Monica Petruț, Key Account Manager, UCMS by AROBS. a vorbit, la Iași HR Vibes, despre True - Portalul Angajatului, soluție implementată în cadrul unei organizații partenere, ce a fluidizat procesele de HR, fiind un employee self-service:
„Astfel, s-a avut în vedere, pentru angajați, eficientizarea proceselor de accesare date din profilul personal, date de contract, balanța concediilor, istoric venituri, adeverințe, fluturași de salariu. Pentru specialiștii HR- 80% dintre angajații white collar au început să folosească portalul angajatului, pentru accesarea datelor de interes, fără intervenția specialiștilor HR, diminuând activitatea personalului de resurse umane”, a explicat ea.

Cea de-a doua sesiune de prezentări a fost încheiată de Ana Trantea, HR Business Partner, Tremend, care a vorbit despre necesitatea ca organizația să încurajeze o cultură bazată pe calitatea relațiilor interumane.

„În Tremend punem accent pe calitatea relațiilor interumane. Munca se măsoară în primul rând în calitate. Am o echipă de 130 de oameni de care sunt foarte apropiată, avem discuții 1 la 1. Încerc să îi ajut pentru a fi fericiți la locul de muncă. Pentru ei este important că este cineva acolo să îi asculte. Dacă rezolv situații, sunt foarte mulțumită. Urmărim să avem 3-4 inițiative pe care să ne concentrăm. Avem acele discuții 1 la 1, dar avem mereu și un proiect mare de care ne ocupăm. Acum eu coordonez proiectul de internship. Este un proiect mare, valoros pentru Tremend. În business, presiunea este și mai mare, dar departamentul de HR trebuie să își amintească de faptul că lucrează cu oameni. Mai mult nu întotdeauna înseamnă mai bun. Mai mult este de multe ori inamicul pentru mai bun.”

Ultima parte a evenimentului a fost dedicată unui panel de dezbatere despre viitorul departamentului de resurse umane, moderat de Daniel Drăgan, Managing Partner, BusinessMark, la care au participat: Delia Diaconu, Daniel Adumitrachioaei, Luiza Banyai, Cătălina Largeanu, Alina Velic și Diana Avirvarei.

Brandul de angajator este foarte important în procesul de recrutare, a punctat Delia Diaconu, Talent Acquisition Lead EMEA, OSF Digital: „OSF avea o particularitate cu mult înainte de pandemie. Noi aveam acest remote work oriunde în lume, încă de dinainte. Pe noi nu ne-a afectat foarte mult din punctul acesta de vedere. Pandemia a venit, totuși, cu schimbări. Companiile au văzut că se poate lucra remote, așa că multe companii noi au intrat pe piață.

Brandul de angajator este foarte important, lumea să știe care îți sunt valorile, să vadă cu cine rezonează. Este și un trend cu oameni care vor să intre în IT, iar noi am făcut academii pentru studenți și pentru cei ce doresc să facă reconversie profesională. Important este să identifici potențialul în oameni și să treci peste absența experienței, să identifici potențialul.

Acum toată lumea vrea să aibă o muncă cu sens, să se identifice cu valorile companiei. Motivația financiară la un moment dat se termină. Ai nevoie să fii alături de oameni cu care rezonezi.”

La rândul său, Daniel Adumitrachioaiei Director Resurse Umane, TeraPlast Grup, a completat că strategia de recrutare s-a schimbat foarte mult în urma pandemiei de COVID-19: „Lumea a început să se concentreze mai mult pe echilibrul dintre viața de acasă și viața de la serviciu. Burnoutul este o provocare, într-adevăr. Siguranța la job continuă să fie o prioritate, având în vedere toate cele ce se întâmplă pe plan economic și în contextul războiului.

Din punctul meu de vedere, strategia de recrutare s-a schimbat foarte mult. Căutăm noi candidații. Văd tot mai mulți angajați care apreciază mediul de lucru. De multe ori se întorc pentru că, indiferent de bani, ajung la concluzia că nu merită. Pentru ei nu mai contează atât de mult cât câștigă, cât siguranța locului de muncă și beneficiile. Contează foarte mult ambasadorii de brand. 50% dintre angajații care vin acum în companie vin din recomandările angajaților. Toți ar trebui să ne pregătim oamenii cât mai bine, chiar dacă vor pleca sau nu, în felul acesta educăm o forță de muncă si va fi un return of investment, mai devreme sau mai târziu, toți vom beneficia.”

De aceeași părere este și Luiza Banyai, Member of Romanian Council Board, Romanian Diversity Charter, People Experience Expert & Companies Transformation Advisor, care a subliniat că organizațiile și oamenii de HR trebuie să învețe angajații și managerii cum să identifice burnout-ul.

„Eu nu cred ca vreunul dintre noi a fost pregătit pentru ce s-a întâmplat în pandemie. Schimbarea a fost drastică, să stai acasă cu copii, cu bunicii, totul se întâmpla pentru toată lumea la fel, în același loc. La fel, și pentru cei ce stăteau singuri acasă a fost o schimbare foarte mare. Trebuie să fim mai atenți la calitatea vieții noastre. Burnout-ul este cea mai mare provocare acum și trebuie să fim atenți la efectele lui. Trebuie să învățăm angajații și managerii cum arată un burnout, ce este un burnout. Să reamintim tuturor că burnout-ul este o boală.

Nevoile de bază, acelea motivaționale, sunt aceleași. Nevoia de a simți că noi contribuim, că avem impact, că ne conectăm, că ni se recunosc meritele, că suntem apreciați.

Pentru partea de growing mindset, partea de mentorat ajută foarte mult. Iar prin rolul pe care îl au, managerii trebuie să aibă grijă și de emoțiile din cadrul echipelor. Semnele depresiei pot fi înțelese, la fel cele ale anxietății și burnout-ului. Aceste semne managerii trebuie să le recunoască și să știe ce au de făcut în fiecare situație.”
Cătălina Lărgeanu, HR Manager, Feel IT Services, a vorbit despre importanța culturii organizaționale într-un mediu de muncă remote. „Și noi aveam partea de lucru remote implementată. Dificil a fost să ajutăm colegii să integreze această schimbare de paradigmă. Pentru că acasă erau și copii, și parteneri. Sprijinul emoțional pe care l-am acordat cred că a făcut diferența.

Vedem de partea seniorilor că au nevoie de siguranță. Cei tineri vor ritm crescut de învățare. Încercăm să vedem, prin discuții 1to1 și să adaptăm.

Eu ca persoană de HR îmi doresc să lucrez la cultura organizațională. Provocarea pe care o avem noi este cum atragem seniorii care spun că vor colaborare total remote, PFA sau SRL. Noi suntem deschiși și flexibili, dar cum echilibrăm în interior partea de costuri și salarii?

S-a vorbit despre importanța liderului în organizație. Oamenii când decid să plece au în vedere relația cu managerul direct. Noi vedem asta din discuțiile de 1 la 1 pe care le avem, din engagement survey-ul pe care îl desfășurăm. Vedem cât de importantă este relația cu managerul.”

O temere a angajatorilor a fost, în pandemie, să acorde flexibilitate angajaților, a explicat Alina Velic, Director Resurse Umane, Grupul de firme Safir. „Pandemia ne-a schimbat modul de lucru. Este dificil, depinde de la industrie la industrie. Eu sunt in domeniul alimentar, nu putem oferi lucru remote, dar încercăm să compensăm. Marea frică a angajatorilor a fost să acorde flexibilitate, libertate. Pandemia ne-a forțat să oferim asta. Și să fim mai umani.

Nu pot să promovez flexibilitate, program remote și să atrag forță de muncă pentru că nu îi pot oferi asta. Trebuie transparență. Candidații nu mai aplică, ne-am schimbat complet strategia de recrutare. Atunci, noi mergem spre ei. Candidații care vin la interviuri și dacă acceptă, am observat că foarte mult contează relația pe care și-a creat-o cu recruiterul.”

Pandemia ar putea contribui la transformarea departamentului de resurse umane, a punctat Diana Avirvarei , CEO & Founder, Human Rise; Founder, HRforIT Iași. „A crescut nevoia de relevanță între foarte mult noise. Iar acest lucru este vizibil la nivel de business. În sfârșit HR-ul a devenit strategic. Dacă înainte de pandemie recrutarea era episodică, acum, într-o oră, gata, pierzi un candidat. Este foarte impredictibilă.

Am remarcat tranziția dintre angajat spre alt tip de contract, spre relația B2B, dar pregătirea financiară din spate este debutantă din partea candidaților, iar așteptările sunt extrem de nerealiste.

Mindsetul de acum 8 ani de zile a developerilor a fost hit and run. Acum, după pandemie, a crescut percepția impactului la ceea ce lucrezi. Se caută foarte mult startup-uri, de exemplu. La nivel de alegere a candidaților, sunt șanse foarte ridicate ca decisivă să fie conjunctura de moment.

Estimez că o să se nască un nou rol de HR, acela care o să se ocupe de loializare. Când ai colegi de peste tot, antropologic vorbind, ai nevoia să simți că aparții. Aici este provocarea foarte mare.”