Companiile de training si consultanta au dezvoltat programe prin care monitorizeaza activitatea angajatilor si ii ajuta sa devina mai productivi. In contextul pietei tot mai competitive,angajatorii cauta resurse noi pentru cresterea productivitatii muncii, inclusiv prin monitorizarea angajatilor si a activitatii lor in orele petrecute la job.

In contextul pietei tot mai competitive, angajatorii cauta resurse noi pentru cresterea productivitatii muncii, inclusiv prin monitorizarea angajatilor si a activitatii lor in orele petrecute la job. Se spune ca angajatii petrec,in medie, 90 de minute pe calculator in interes propriu, iar orele suplimentare nu se justifica in cazul tuturor angajatilor. Edwards Deming, statistician, profesor si consultant american, spunea ca "85% din erori apar din cauza procesului si nu din cauza angajatului", iar imbunatatirile calitative sunt evidente imediat ce este creat cadrul necesar desfasurarii optime a activitatii.

Studiile arata ca, in prezent, productivitatea muncii in Romania este la 40% din media la nivelul UE, iar consultantii Ascendis merg chiar mai departe si spun ca au constatat ca la un proces obisnuit, dintr-o companie romaneasca, doar 7-10% din activitatile desfasurate aduc cu adevarat valoare, din punctul de vedere al clientului."Acest lucru inseamna ca restul de peste 90% reprezinta timp pierdut, care ar putea fi folosit mult mai eficient. Activitati redundante,asteptari, repetari inutile ale unor actiuni, deplasari inutile,birocratie si multe altele nu fac altceva decat sa reduca, la final,profitabilitatea firmei", a precizat Constantin Stan, consultant Ascendis.

COMPANIILE DE CONSULTANTA AU DEZVOLTAT SERVICII DE MONITORIZARE A ANGAJATILOR PRIN DIFERITE PROCEDEE: SUPRAVEGHEREA SITE-URILOR PE CARE ACESTIA INTRASI FILTRAREA ACCESULUI LA ELE

Ofertele companiilor de training si consultanta s-au diversificat si s-au adaptat vremurilor, drept pentru care au dezvoltat servicii de monitorizare a proceselor care se desfasoara in organizatii. "Una dintre problemele cu care se confrunta orice organizatie se refera la procesele interne, care sunt adeseori dificil de identificat si de urmarit, fiind ascunse in fluxul de documente care traverseaza diverse departamente, fie in schimbul de informatie pe diverse canale de comunicare - verbal, telefon, fax, e-mail etc.", a adaugat consultantul saptamani. In cea de-a treia faza, care in general dureaza doua Ascendis. Pe scurt, spun specialistii, angajatii pierd mult timp saptamani, se realizeaza o analiza a fluxului de valoare si se procu diferite activitati ca de exemplu asteptari prea lungi a unor pune un plan de imbunatatiri. Cea de-a patra etapa, reprezinta raspunsuri, repetari ale acelorasi actiuni, deplasari inutile,implementarea propriu-zisa a masurilor de imbunatatire, iar birocratie prea mare. durata acesteia se agreeaza impreuna cu organizatia.

PRODUCTIVITATEA MUNCII IN ROMANIA ESTE LA 40% DIN MEDIA LA NIVELUL UE

De obicei, toate aceste activitati, spune reprezentantul firmei de consultanta, se bazeaza pe un mod de lucru considerat singurul posibil si de neschimbat, dat fiind ca a intrat in rutina zilnica a activitatii angajatilor."Vorbim, in acest caz, <de orbirea organizationala>, care se manifesta atat in procesele de business, care aduc valoare companiilor, cat si in procesele suport", a mentionat reprezentantul Ascendis. Compania a dezvoltat un program numit Optimus, bazat pe identificarea si imbunatatirea proceselor interne, cresterea satisfactiei celor implicati - clienti, personal, angajatori si actionari, program care poate reduce cu 30-40% timpul desfasurarii unei activitati si poate creste calitatea produselor cu 50%. Reprezentantul unei companii din domeniul FMCG, care are drept atributii medierea intre departamente si eficientizarea timpilor de asteptare a raspunsurilor care trebuie sa ajunga la clienti, a precizat ca fluidizarea activitatilor din organizatie este vitala, mai ales in momentul in care exista clienti noi."Atunci cand apare un client nou care nu stie spre exemplu carui departament trebuie sa se adreseze mai intai, eu il ghidez si ii recomand sa vorbeasca intai cu juridicul si apoi cu cei de la contabilitate. Toti suntem clientii altora, iar ca o companie sa aiba succes, trebuie rezolvate intai problemele interne", a precizat acesta.

7-10 % DIN ACTIVITATILE DESFASURATE DE ANGAJATI ADUC CU ADEVARAT VALOARE, DIN PUNCTUL DE VEDERE AL CLIENTULUI

"Privim imbunatatirea proceselor in doua directii,si anume imbunatatirea celor existente si schimba rea radicala a activitatilor din organizatie cu altele mai eficiente si mai eficace", a mentionat consultantul Ascendis. 

Programul are patru pasi si urmareste atat imbunatatirea afacerii, cat si pregatirea personalului. Astfel, un specialist Ascendis se deplaseaza la sediul companiei care intentioneaza sa implementeze programul, observa timp de cateva zile activitatea angajatilor, acestia sunt instruiti si invatati sa aiba o privire critica asupra propriilor procese, timp de doua-trei zile,pregatiti fiind pentru etapele de transformare din organizatie.

In cea de-a doua etapa sunt redactate diagramele si schemele care ilustreaza cat mai exact situatia proceselor operationale, se prezinta etapele critice la nivelul fiecarui proces si modalitatile existente de abordare, timp de doua-trei.

ANGAJATII PETREC, IN MEDIE, 90 DE MINUTE PE CALCULATOR IN INTERES PROPRIU

Dat fiind ca apar schimbari in organizatie, angajatii trebuie convinsi de utilitatea modificarilor. "Eficienta data de o idee de  imbunatatire este produsul dintre valoarea ideii si gradul de acceptare al acesteia. Altfel spus, fara ca membrii participanti intr-un proces sa accepte implementarea, este imposibila imbunatatirea procesului. Nu au existat reactii de respingere a programului, pentru simplul fapt ca actionam asupra eliminarii timpului fara valoare din procese,activitatile angajatilor simplificandu-se si devenind mult mai eficiente. Programul propus de noi este foarte popular printre angajati", a precizat consultantul Ascendis. Chiar si dupa implementarea programului este necesara observarea permanenta a activitatii angajatilor. "Legea entropiei universale se aplica si in procese. Gradul de dezordine creste de la sine, in lipsa unei interventii permanente de corectie si de imbunatatire. Singura conditie pentru a mentine activitatea la un nivel performant este imbunatatirea continua. Fara un astfel de program de standardizare, de stabilizare si imbunatatire a proceselor,organizatiile nu se pot mentine pe piata", a mentionat Constantin Stan, care a adaugat ca Ascendis isi asuma riscul de a nu fi platit in cazul in care programul nu este un succes. Optimus a fost implementat in mai multe companii din domeniul bancar, pharma, FMCG. Spre exemplu, in cazul unei companii din FMCG, analiza proceselor a durat o luna si a reliefat existenta mai multor "gatuiri" ale proceselor logistice, neutilizarea oportuna a spatiilor de depozitare, stocuri in exces, mai ales in cazul produselor cu o viata de raft mai lunga, lipsa unor studii clare privind comportamentul clientilor si lipsa segmentarii acestora.

ORELE SUPLIMENTARE NU SE JUSTIFICA IN CAZUL TUTUROR ANGAJATILOR

"Nu este de mirare ca firma se confrunta cu probleme de cash-flow, cu o productivitate redusa a angajatilor si cu frustrari ale acestora. Analizele efectuate au vizat performanta furnizorilor, a proceselor logistice si activitatea de marketing. Masurile de imbunatatire au crescut productivitatea cu 25%, au redus stocurile neperformante cu 15% si au redus durata unor procese interne cu pana la 30%", a concluzionat Constantin Stan.