Bunica isi facea semn la batista ca sa nu uite sa faca diferite lucruri, astazi, semnele "se pot face" in casuta de outlook, pe telefonul mobil, pe un soft special creat in acest sens.
Astazi, prioritizarea sarcinilor se numeste Time Management si este chiar o "arta" sa reusesti sa faci o ierarhie eficienta a prioritatilor. Unul dintre motivele pentru care angajatii fac ore suplimentare este si faptul ca nu reusesc intotdeauna sa faca o lista eficienta a prioritatilor sau in deplina concordanta cu realitatea. "Aici intervine rolul managerului. Trebuie sa il indrume si, eventual, sa ii spuna clar care din sarcini sunt mai importante. De ce nu reusesc intodeauna sa isi prioritizeze sarcinile?
Fie din cauza ca au prea multe, fie pentru ca nu acorda importanta unui management bun al timpului, fie la nivel de prioritizare au o problema in a intelege ierarhia sau gradul de importanta al fiecarei sarcini in parte. In general, nu timpul este o problema, ci lipsa noastra de organizare. Trebuie retinut ca timpul este o resursa limitata, el nu poate fi economisit, ci doar poate fi folosit intr-un mod eficient", a precizat Marian Rujoiu, Trainer Manager Extreme Training.

"Hotii de timp" sunt cei care intrerup fluxul de munca dintr- o zi de lucru. Dorel Grigore, consultant Ascendis, face o lista a celor mai "temuti hoti de timp": amanarea, considerata cea mai grava dintre toate; supra-prelucrarea - sau perfectionismul - in analiza stilurilor personale dupa Human Synergistics - presupune sa lucrezi si sa livrezi mai mult decat este solicitat, un adaos de energie si timp nejustificate in raport cu plusul de rezultat obtinut; asumarea probemelor celorlalti - altruismulcand un coleg sau subaltern solicita ajutorul iar celilalti se ofera sa il ajute chiar daca nu ii serveste interesele; transport nejustificat (calatoriile pentru sedinte sau intalniri, fara relevanta pentru client); e-mailuri si rapoarte administrative (procesare indelungata fara a aduce o reala valoare clientului final); intalniri (sedinte) fara rost - cele in care nu s-a decis nimic sau nu s-a agreat o cale de actiune; intreruperile (musafirii nepoftiti) - cauzeaza un consum de "schimbare a decorului", revenirea la starea de dinaintea intreruperii, ce presupune reconstructia starii initiale. "24 de ore curg in fiecare zi, indiferent ce facem. Diferenta intre succes si esec este data de ce alegem sa facem. Decizia ne apartine", spune consultantul Ascendis.

Multi angajati lucreaza peste orele normale de lucru si se plang de lipsa timpului. "Cand vorbim de prioritizare - ce sarcina sa fac mai intai - gandul ne duce, conform teoriei lui Eisenhower, la clasificarea sarcinilor in importante si/sau urgente. Daca la capitolul urgenta reusim relativ usor sa le clasificam - trebuie facut imediat, poate sa mai astepte - la capitolul important apar unele probleme. Cum determinam ce este important? Aceeasi teorie ne indeamna sa comparam impactul sarcinilor in obiectivele primite, daca contribuie semnificativ la atingerea obiectivelor de afaceri, spre exem plu, atunci este important, daca nu participa semnificativ, atunci nu este important", a explicat Dorel Grigore.
Realitatea este mult mai complexa decat obiectivele pe care le primeste fiecare angajat de la seful lui, la inceputul anului. In timp ce contextul economic se modifica, fisa postului ramane de obicei in urma sarcinilor atribuite si apar oportunitati de care trebuie profitat imediat. Un time management foarte precis, pe minute, ore, in avans cu doua zile, ofera o viziune de ansamblu asupra sarcinilor care poate ajuta la o organizare a lor mai usoara. "Vei gasi si solutii pentru fiecare dintre probleme. Vei ajunge probabil la concluzia ca pe unele dintre ele trebuie sa le delegi, iar la altele sa renunti", precizeaza Marian Rujoiu. Din observatiile trainerului, angajatii isi pierd de obicei timpul cu pauze de cafea, de tigara, chaturi, retele de socializare, telefon personal, sarcini marunte si lipsite de importanta in care angajatii se pierd tocmai datorita relaxarii pe care le-o da gandul ca sunt mai lejere si nu foarte imporante. "Apare un soi de defocalizare si apare implicit lipsa de concentrare", apreciaza managerul de training Extreme Training. Sarcinile considerate neplacute si in consecinta amanate, "mananca", de asemenea, din timpul angajatilor. "Sfatul pe care-l dau este ca aceste sarcini sa fie exe cutate cat mai rapid, pentru a scapa de stres, amanarea lor nefiind o solutie, ba din contra, alimenteaza starea de stres. Totodata, mai pot fi gasite si cai mai creative prin care sarcinile neplacute pot deveni mai placute si mai usor de indeplinit", recomanda Marian Rujoiu.