Revista Piata / nr.29 / Martie 2007

Primul contact cu o companie, prima intalnire cu directorul acesteia trebuie pregatite cu grija

Revista Piata / nr.29 / Martie 2007

Primul contact cu o companie, prima intalnire cu directorul acesteia trebuie pregatite cu grija

O vorba spune ca ceea ce incepe bine, de obicei, se termina si mai bine. Parafrazand, o afacere care debuteaza bine are toate sansele sa se termine cu succes. De aceea, toate etapele unui business trebuie pregatite cat mai temeinic.

Primul pas este chiar abordarea companiei care ar puteadeveni potential client.

Cunoasterea numelui persoanei cu care se va purta discutia este un lucru extrem de important. Identitatea acesteia poate fi aflata fie de pe pagina de web a companiei,fie de la cunoscuti.

"Cand telefonati pentru a stabili o prima intalnire, sansele cresc considerabil daca detineti aceasta informatie. O persoana cu o pozitie importanta intr-o companie are destul de multe sarcini de indeplinit si, de obicei, foarte putin timp. De aceea, unul dintre rolurile secretarei este de a filtra solicitarile externe" , a declarat Diana Dejan, Marketing Coordinator la Salesjobs.ro, site de recrutarein vanzari.

Discutia cu secretara unei companii trebuie sa fie scurta, spun specialistii si sa se limiteze la propunerea uneicolaborari cu persoana solicitata

Secretara este cea care preia mesajele si are sarcina de a le transmite mai departe catre persoanele care au cu adevarat rolul de a decide ce este important si ce nu.

Discutia cu aceasta trebuie sa fie scurta, spun specialistii si sa se limiteze la propunerea unei colaborari cu persoana solicitata. "In aceasta faza nu are rost sa dati mai multe detalii, decat in cazul in care va sunt cerute. Este posibil ca datele suplimentare pe care le furnizati sa ajunga deformate la destinatar, avand in vedere ca trec prin filtrul ratiunii si al atitudinilor unor terte persoane" , precizeaza Diana Dejan.

Dialogul va dovedi siguranta de sine inca de inceput. Madalina Popescu, General Manager Pluri Consultants, vorbeste despre cateva "ponturi" ce ar putea fi folosite intr-o convorbire telefonica cu o secretara: "secretara trebuie valorizata corect (dandu-i importanta cuvenita, are si ea o parte din decizia de a accepta intalnirea), iar discutia trebuie sa se poarte cu o voce clara. Trebuie sa inspiri secretarei certitudinea ca intalnirea va avea loc. In acest fel, prin mimetism, si ea va crede ca intalnirea ta cu seful ei trebuie sa aiba loc" .

Madalina Popescu recomanda de asemenea adoptarea unui aer usor misterios, mai ales atunci cand secretara intreaba cine il cauta pe seful ei si care este motivul intalnirii. "E preferabil sa isi spuinumele, sa lasi o pauza, apoisa ii spui secretarei ca este ointalnire de afaceri, din careambii veti avea de castigat -nu-i asta definitia afacerilor de succes? Ea va fi tentatasa raspunda "da" , pentru caintrebarea de final e sugestiva.Apoi, dupa o alta pauza,o poti intreba daca seful ei sebucura atunci cand castiga.Din nou o intrebare sugestiva,care probabil va mai generaun "da" . Cu 2 "da" -uri preliminareai deja acordul ei deprincipiu" , mai spune reprezentantulPluri Consultants.

Dupa care, urmeaza fixarea intalnirii prin oferirea de alternativa: cand ar fi mai bine pentru domnul X, saptamana viitoare marti dimineata sau la sfarsitul zilei - si succesul este aproape garantat. "Functioneaza si daca cel care vinde e de sex masculin si daca e de sex feminin, numai ca o discutie femeie - secretara trebuie sa se axeze mai degraba pe complicitatea feminina" , adauga Madalina Popescu.

Secretara are insa "puterea" de a respinge o persoana, considerand ca propunerea este lipsita de interes. Atunci se impune deplasarea pana la sediul respectiv pentru o discutie fata in fata. "De cele mai multe ori, daca te prezinti corespunzator, efortul de a te deplasa pentru ea impresioneaza suficient pentru a ridica bariera. E mai greu sa spui "nu" cand persoana vizata se afla in fata ta, nu la capatul celalalt al firului" , spune Catalin Sfrija, General Manager Negociaters.

Pasul doi il reprezinta discutia telefonica cu reprezentantul celeilalte companii, cu scopul de a stabili o intalnire in cadrul careia sa se prezinte produsul sau serviciul. Oferta este descrisa pe scurt la telefon si se stabileste o intalnire pentru expunerea propunerii. "Este recomandat sa veniti dumneavoastra cu o sugestie in acest sens. Ce spuneti de miercurea aceasta la ora 11.00?" , este o propunere de abordare a interlocutorului propusa de Diana Dejan.

Conversatia telefonica cu partenerul de discutie nu trebuie sa depaseasca doua-trei minute timp in care suntprezentate beneficiile ofertei

Conversatia nu trebuie sa depaseasca doua-trei minute, cu tot cu prezentarile de rigoare, pentru ca interlocutorul poate fi o persoana ocupata si si-ar putea pierde repede interesul.

Catalin Sfrija povesteste de asemenea: "personal, am grija sa ii starnesc interesul mentionand doua-trei beneficii pe care le-ar putea avea in urma intalnirii. Am grija ca, punandu-ma in locul persoanei respective, sa imi imaginez ce gen de beneficii ar fi relevante. Este o tehnica simpla si veche de cand lumea (poate tocmai de aceea si da rezultate), a reliefarii beneficiilor, nicidecum a caracteristicilor produsului sau serviciului pe care il ofer. Daca este cazul, folosesc recomandari sau referinte. Din nou, am grija ca acestea sa fie relevante" .

Beneficiile trebuie exprimate in ce poate castiga celalalt si nu in avantajele ofertei si trebuie precizate din prima, pentru ca in cazul in care partenerul de afaceri nu vede repede avantajul, nu va accepta intalnirea.

Un exemplu de formula ar putea fi: "doresc sa va arat o metoda prin care sa reduceti costurile de productie cu 8%" , sau, "un mijloc foarte performant de crestere a profiturilor din vanzarile directe" .

Desigur, daca persoana de la celalalt capat al firului cere mai multe informatii, acestea trebuie oferite fara a fi prea zgarciti cu vorbele. "Nu prea aveti cum sa castigati increderea celuilalt si sa ajungeti sa incheiati o vanzare fiind laconic. Lasasi impresia ca ascundeti ceva si ca vreti sa profitati de lipsa de informare a celuilalt" , spune Diana Dejan, Marketing Coordinator la Salesjobs.

Convocarea intalnirii prin mail nu este recomandata decat in cazul in care s-au mai purtat discutii cu partenerul de afaceri. In caz contrar, spun specialistii, mailul va ramane fara raspuns, chiar si unul negativ.

In schimb, daca este vorba despre o cunostinsa mai veche, mailul va fi formulat intr-un stil familiar, scurt, pe un ton pozitiv, cu o alternativa (joi sau vineri, la ora 10.00 sau 16.00) si cu prezentarea beneficiilor.

Pregatirea intalnirii este de asemenea esentiala.

Primul pas este adunarea informatiilor despre companie, despre activitatea acesteia (daca a castigat vreun premiu sau o distinctie), desprenumarul de angajati.

"Ustensilele" necesare intalnirii sunt: un laptop cu imagini sugestive, testimoniale ale altor clienti, programe care sa calculeze beneficiile sau care sa faca un calcul comparativ cu produsele concurentei. Al doilea pas presupune pregatirea strategiei de abordare in functie de timpul disponibil al partenerului de discutie. O grija deosebita trebuie acordata tinutei dintimpul discutiei.

De evitat:

• formularile de genul: as dori sa vorbesc cu cineva de la departamentul de "achizitii" sau "cu domnul director, va rog"
• cuvantul "NU" (trebuie scos din dictionarul oamenilor de vanzari)
• exprimarile gen "ma scuzati..., incerc sa..., stiti, sa va explic" (dovedesc ezitare, slabiciune, nesiguranta de sine)
• problema este ca...(induce o stare de negazivism)
• convocarea unei intalniri pe mail daca nu a avut loc o discutie prealabila
• prezentarea, in cadrul discutiei telefonice, a avantajelor ofertei (va creste calitatea, scad costurile, va optimizati pozitia pe piata) in loc de beneficii
• formularile ambigue de genul: "va cresc vanzarile cu vreo 10%" in loc de "va cresc vanzarile cu 8%" .

Beneficiile trebuie exprimate in ce poate celalalt castiga si nu in avantajele ofertei si trebuie precizate din prima, pentru ca in cazul in care partenerul de afaceri nu vede repede ce are de castigat, nu va acceptaintalnirea.

Madalina Popescu spune ca isi pregateste in primul rand strategia de abordare, apoi valorile de deschidere si de rupere pentru eventualitatea unei negocieri, argumentele, raspunsurile cele mai potrivite la obiectiunile pe care crede ca le va ridica interlocutorul si desigur lista cu toate intrebarile si aspectele pe care doreste sa le afle.

Catalin Sfrija afirma ca atunci cand poate folosi mostre o face intotdeauna, mai ales daca sunt produse atractive si genereaza spontan impulsul de a le atinge, de a le studia. Daca vinde un serviciu, pregateste in detaliu prezentarea, astfel incat la momentul oportun sa o poata sustine fara a se concentra mai mult de 50% la ea. Restul de atentie este indreptata catre "citirea" reactiilor celuilalt.

Intalnirea trebuie sa ia forma unei discutii de cunoastere (a companiei, pe de o parte, si a produsului sau serviciului, pe de alta parte), si nu a unei simple prezentari. Vor fi adresate cat mai multe intrebari pentru a cunoaste mai bine compania, va fi formulat un numar suficient de argumente in favoarea produsului - nici prea multe, pentru ca partenerul de discusie s-ar putea simsi sufocat, dar nici prea pusine, pentru ca rezulta insuficiensa in persuasiune.

De asemenea, nu va lipsi evidensierea pe larg a beneficiilor produsului, a valorii adaugate in raport cu pretul cerut, exemple despre rezultatele bune aduse de produs altor cliensi si demonstrarea faptului ca oferta prezentata este mai buna decat cea a concurensei.

"In cazul unor produse voluminoase, daca exista acceptul superiorilor, poate fi pus la dispozisia viitorului client produsul in sine, pentru o scurta perioada. Astfel, acesta poate fi cunoscut, incercat, testat si poate dovedi plusul de valoare pe care il aduce in activitatea clientului" , recomanda Diana Dejan.

Dar cum trebuie sa decurga practic o intalnire? "Trebuie sa vorbesti maxim 40% din timp, iar el minim 60%" , recomanda reprezentantul Pluri Consultants. Informatiile obtinute in urma ascultarii pot modifica situasia, pot fi descoperite noi nevoi ale clientului, iar intrebarile formulate ulterior ar putea crea alte posibilitati. "Apoi trebuie sa te concentrezi pe raspunsul la obiecsii. In aceasta etapa trebuie sa ramai calm ca o stanca. Apoi te concentrezi pe reactiile interlocutorului si simti momentul in care trebuie sa ii intinzi mana pentru a incheia acordul" , completeaza Madalina Popescu.

In timpul intalnirii pot fi folosite cateva tehnici care merita sa devina rutina: pronuntarea numelui interlocutorului in conversatie daca exista acordul, folosirea preciziei ca instrument de convingere, pentru ca e mai bine sa se spuna - "va cresc vanzarile cu 8%" , in loc de "va cresc vanzarile cu vreo 10%" .

Metodele de convingere folosite in timpul discutiei difera de la o situasie la alta. Catalin Sfrija, de exemplu, il determina pe partenerul de afaceri sa isi doreasca produsul suficient de mult, incat sa isi convinga el superiorii sa achizisioneze acel lucru si sa devina partizanul sau.

Procedeele folosite de oamenii din vanzari sunt deprinse de-a lungul timpului, iar la baza lor sta experiensa acumulata in lucrul cu oamenii, cel mai important instrument pentru reusita in afaceri.