Revista Piata / nr.32 / Iunie 2007

Pentru un pranz de afaceri reusit trebuie sa se tina seama de foarte multe amanunte

Dupa ce a rezervat pe numele companiei o masa in cel mai bun restaurant, (le-a eliminat de pe lista pe cele arhipline pentru ca ar fi nevoit sa ridice vocea pentru a se face auzit), a stabilit ora pentru pranzul de afaceri si a ales masa astfel incat sa nu aiba nici o surpriza (ca de exemplu ploaia, daca ar sta la una dintre mesele de la terasa), domnul X, care ocupa o functie in middle managementul unei companii de marime medie, urmeaza in sfarsit sa se intalneasca cu reprezentantii companiei partenere. Scopul? Nu pentru a vinde produsul sau pentru a incheia contractul, ci pentru a-i cunoaste mai bine. Un alt motiv este discutarea detaliilor de derulare a unui proiect si adoptarea unor decizii operationale impreuna cu partenerii de afaceri. Domul X nu va exagera cu durata discutiilor, deoarece stie ca oamenii de afaceri au programate intalniri la inceputul dupa-amiezii. Ca si tinuta potrivita pentru pranz, domnul X a avut de optat intre cea casual si business casual (cea din urma nu presupune costum sau cravata, ci doar o camasa sport). Domnul X insa a ales-o pe ultima, pentru ca restaurantul este elegant, iar, din cate stie, persoanele cu care urmeaza sa se intalneasca vor adopta acelasi stil. Ca sa fie acolo cand ii sosesc invitatii, domnul X a ajuns mai devreme la restaurant si a ales masa potrivita pentru desfasurarea pranzului.

La un pranz de afaceri trebuie evitat consumul de mancaruri grele, cu sosuri sau cu miros pregnant, preparatele care nu se pot manca cu furculita si cutitul

Pranzul de afaceri este unul dintre cele mai des folosite metode de catre reprezentantii companiilor, pentru a "lega prietenii" cu partenerii de afaceri. De aceea, nu trebuie omis nici un amanunt: de la alegerea mesei in interiorul restaurantului si pana la meniul ce trebuie comandat si asezarea oaspetilor in jurul mesei. Atunci cand vine vorba de alegerea mesei, Diana Dejan spune ca aceasta nu trebuie sa fie situata aproape de usa de la intrare, de bucatarie, de toaleta sau de difuzoare. Un alt aspect de luat in seama este numarul de persoane care il vor insoti pe domnul X la restaurant. Acesta depinde in mare masura de numarul celor invitati. Astfel, daca la restaurant vin mai mult de doua persoane, nu va merge singur la masa pentru ca nu s-ar putea ocupa de toti oaspetii in acelasi timp. Pot fi invitati si cativa colegi din companie. "Puteti sa invitati managerul de proiect, colegul de la departamentul de vanzari, avocatul companiei (daca se urmareste discutarea unor probleme legate de contracte) sau pe prietenul de la marketing (daca doriti sa creati o atmosfera destinsa si sa va cunoasteti mai bine)", mai spune Diana Dejan. Cel mai bun loc la masa il va primi invitatul, care va fi asezat fie cu fata spre fereastra, fie spre sala de mese.

Daca la pranzul de afaceri sunt invitate mai mult de doua persoane, atunci cel ce a facut invitatia va merge insotit de un coleg, pentru ca nu s-ar putea ocupa activ de toti invitatii

Asezarea in jurul mesei depinde de numarul oaspetilor. "Daca ati invitat doua persoane este bine sa va asezati intre cei doi, in asa fel incat sa puteti comunica usor cu amandoi, fara a va schimba mult pozitia in scaun. Daca ati invitat o singura persoana, este bine sa va asezati fata in fata", spune Gabriela Popescu. In cazul in care sunt prezente si doamne, acestea vor fi primele invitate sa isi aleaga locul si in general vor sta in zona cu vizibilitate asupra restului restaurantului. "Tot pentru doamne ar trebui sa existe in apropiere un scaun liber pe care sa isi poata aseza geanta", recomanda Gabriela Popescu.

De ce un pranz de afaceri

• Pranzul de afaceri este un instrument de scurtare a distantei intre partenerii de afaceri si o ocazie de explorare a partenerilor
• Ocazia poate fi folosita si pentru a gasi puncte comune cu interlocutorul
• Conform unui studiu dezvoltat in SUA de o firma de consultanta, 49% dintre directorii financiari intervievati au declarat ca cele mai de succes afaceri le-au avut la restaurant
• Pranzul de afaceri are avantajul ca se defasoara pe teren neutru, iar discutiile intre participanti sunt usor directionate la acelasi nivel de influenta si putere
• Un pranz de afaceri poarta intotdeauna un interes, nu se defasoara fara nici un scop
• Scopul poate fi : cunoasterea, consolidarea relatiei, culegerea de informatii, impartasirea de opinii sau pur si simplu luarea de decizii pe proiecte comune.

Odata ajuns la meniu, domnul X si-a intrebat oaspetii daca doresc sa comande un singur fel de mancare sau mai multe, daca doresc ceva de baut inainte, ca de exemplu un cocktail nonalcoolic sau o apa plata. Si dupa ce a recomandat specialitatile restaurantului pe care deja le cunoaste si le apreciaza si toata lumea a studiat meniurile, domnul X ii roaga pe invitati sa comande primii. "Vazand cam ce au comandat oaspetii, veti face o alegere asemanatoare (de exemplu, daca mesenii au optat pentru o salata in deschidere si apoi pentru un fel de baza, veti face o alegere asemanatoare, cu exceptia cazului in care aveti restrictii personale, caz in care trebuie sa va scuzati ca nu urmati restul grupului in alegerile lui)", afirma Gabriela Popescu.

Ce feluri de mancare trebuie evitate? Gabriela Popescu explica: " din meniu vor fi evitate mancarurile grele, cu sosuri, felurile de mancare cu miros pregnant, cu usturoi de exemplu, sau cele care presupun tehnici speciale de manuire a unor tacamuri putin uzuale, vor fi evitate mancarurile cele mai scumpe si rare pentru a nu fi taxati drept snobi sau neobisnuiti cu restaurantele, dar si cele potrivite mai degraba cu un picnic (cum sunt micii), felurile de mancare a caror preparare va dura mai mult, va fi evitat consumul de bauturi alcoolice atunci cand invitatii au ales suc sau apa plata, precum si bauturile spirtoase. De asemenea, se vor consuma preparate care pot fi mancate doar cu ajutorul furculitei si cutitului si nu cu mana. Alegerea felului de mancare potrivit este un "ingredient" al reusitei pranzului. Domnului X ii era foarte foame inainte de a ajunge la restaurant si ca sa nu fie in situatia de a manca cu pofta si cu multa paine a luat o gustare. La comandarea desertului, gazda a reluat procedura si i-a indeamnat pe oaspeti sa aleaga primii. "Acum este permisa comandarea unei inghetate sau o felie de tort chiar daca ceilalti au comandat doar o cafea, dar e preferabil sa nu se comande nimic daca oaspetii nostri au spus fara desert ", explica General Managerul Pluri Consultants.

Cel mai bun moment pentru initierea discutiei este inainte de desert si nu la inceput pentru ca toata lumea este interesata sa comande

Inainte de desert este momentul cel mai potrivit pentru lansarea discutiei de afaceri, pentru ca aceasta poate continua dupa ce toata lumea a terminat de mancat si incepe sa isi savureze cafeaua. In plus, in acel moment, masa este mai libera, debarasata de farfurii. Consumatia o va plati, bineinteles, cel ce face invitatia. "Daca plateste cash, e bine sa aiba bani potriviti pentru a evita asteptarea restului. Daca plateste cu card e bine sa aiba si bani cash pentru orice eventualitate. Daca solicita factura, e bine ca datele firmei sa fie deja scrise pe un cartonas pentru a evita pierderea de timp", concluzioneaza Gabriela Popescu. Si adauga: "daca toate regulile de eticheta sunt respectate, daca ne concentram pe oaspeti si nu pe mancare, daca alegem un loc in care serviciile sunt la un standard ridicat si evitam astfel starile de discomfort sau incidentele neplacute, daca ne pregatim bine dinainte", cu siguranta va fi un pranz reusit.

Pe scurt

• Un pranz de afaceri este recomandat sa dureze intre o ora si doua ore.
• Intervalul recomandat este 12.30-14.30 sau chiar ora 15.00, pentru ca dimineata, pana in ora 12.30, este rezervata problemelor importante de rezolvat.
• Restaurantul in care se va desfasura pranzul trebuie sa fie apropiat de biroul clientului, sa fie usor de gasit, sa aiba suficiente locuri de parcare, sa aiba o bucatarie internationala, astfel incat sa existe posibilitatea de a alege meniul preferat, sa nu fie arhiplin la ora pranzului.
• In plus, acesta trebuie sa fie de clasa, de bun gust si confortabil, nu neaparat luxos.
• Nu vor fi consumate mancaruri grele, cu sosuri sau cu miros pregnant, preparatele care nu se pot manca cu furculita si cutitul.
• Tinuta potrivita pentru un pranz de afaceri poate fi casual sau business casual, in functie de tipul restaurantului si de invitatii asteptati.
• Masa nu se va afla in apropierea usii de la intrare, de bucatarie sau de difuzoare.
• Asezarea in jurul mesei depinde de numarul oaspetilor: daca sunt invitate doua persoane, atunci se va sta intre ele in asa fel incat sa existe o comunicare buna cu amandoi; daca este invitata o singura persoana, atunci se va sta fata in fata.
• Persoana tinta din grupul oaspete trebuie plasata in fata conducatorului grupului nostru, in asa fel incat sa aiba un contact vizual in timpul mesei.
• Doamnele din grup vor fi invitate sa isi aleaga primele locul si in general li se va sugera locul care are vizibiliate asupra restului restaurantului.